ERP-Audit-Dienstleistungen

Durchführung eines ERP-Audits ist aus folgenden Gründen wesentlich:

Liefert Datengenauigkeit

Sammeln Ihre ERP-Module die Daten sorgfältig und segmentieren sie diese korrekt? Können die Verbesserungen gemacht werden, um Aggregationsfehler zu vermeiden, die verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens beeinflussen? Gewährleistung der Datengenauigkeit ist lebendig.

Schützt Einhaltung

Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften und Standards – Wenn Ihr Unternehmen in einer streng geregelten Branche ist, kann Audit Ihres ERP-Systems innere Ruhe und Compliance über Ihre Lieferkette liefern.

Erhöht Sicherheit

Erhöhung der Sicherheit – Lassen Sie nicht einzige Komponenten Ihres ERP-Programms Ihre Lieferkette-Sicherheit in Gefahr begeben; Ständige Aktualisierung des Systems ist zur Sicherheitserhaltung Ihrer Information und Ressourcen notwendig.

Fehlervermeidung

Bewerten Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, wenn und soweit das Unternehmen Ihres ERP-Packet implementiert und anwendet. Ein Audit kann diese Fehler früh identifizieren, was Ihnen ermöglicht, die Korrekturen auszuführen, bevor sie verbreitet werden, und so Produktivitätsverluste entlang der Lieferkette zu vermeiden.

Konsistente Kapitalrendite

Gewährleistung konsistenter Kapitalrendite ist ein wesentlicher Anreiz zur Investition in ERP-Lösungen. Um sicherzustellen, dass Ihr System die gewünschte Rendite liefert, ist regelmäßiges Audit wesentlich für Erreichung innerer Ruhe, dass jeder Prozess und Applikation Ihrem Endeffekt hilft.

Untersuchen Sie Ihre Prozesse und KPIs

Beginnen Sie mit Bestimmung der Unternehmensziele. Was sind die gewünschten Ergebnisse? Welche Metriken verwenden Sie derzeit zur Fortschrittbewertung? Dies wird ein klares Verständnis der umgesetzten Prozesse liefern. Danach verwenden Sie die Technologie, um diese Prozesse zu verstärken. Bei Durchführung eines Audits sind die mit dem Kerngeschäft verknüpften KPIs die präzisesten Erfolgsindikatoren.

Bewerten Sie die Nutzungsqualität

Der nächste Schritt ist Zusammenarbeit mit Businessbenutzer zum Verständnis ihrer Verwendung des Systems. Was läuft gut aber braucht Verbesserung? Welche Lücken bestehen? Was sind die Annahmekennzahlen? Wie gut sind die Benutzer mit der aktuellen Version trainiert? Ziehen sie Nutzen aus Funktionen? Wie viel besser ist das System im Vergleich zu manuellen Aufgaben? Gibt es irgendwelche Doppelungen oder Zeitverschwendung wegen des Systems? Wenn es mehrere Systeme gibt, sind sie integriert? Passt den aktuellen Workflow an einen zuerst entwickelt? Beginnen Sie mit einer Abteilung und dokumentieren Sie die Ergebnisse, um Trends zu identifizieren und neue Prozesse zu ihrer Lösung zu entwerfen.

Bestimmen Sie Kontrollpunkte

Prüfen Ihre 'Kontrollpunkte'. In einem Businessprozess können bestimmte Bereiche Zustimmung oder andere Tätigkeit erfordern. Solche Bereiche sind als Kontrollpunkte bezeichnet und häufig als Systemprobleme identifiziert. Sie sollen alle Ihre Kontrollpunkte besichtigen, um sicherzustellen, dass Sie durchführbar Methoden haben, um Ihren Workflow so reibungslos wie möglich zu machen. Ihre Leistungsfähigkeit wird steigern, wenn Sie Ihre Kontrollpunkte keine Hindernisse in Durchführung der Aufgaben durch das System verursachen.

Bestimmen Sie kritische Risiken und ergreifen sie Maßnahmen zu ihrer Migration

Bewerten und verwalten Sie die Risiken im Zuge des Systemaudits. Nach dem Audit ist es möglich, Gefährdungsbereiche zu bestimmen, und wie sie mit dem System zu beheben. Arbeit mit konkreten Situationen kann vorteilhaft in Risikobewertung sein. Berücksichtigen Sie z.B., wie schnell ein Produktrückruf durchgeführt werden kann, und ob es durchführbar ist.

Erstellen Sie einen Maßnahmenplan für Zukunft

Ein gut dokumentiertes Audit liefert wertvolle Erkenntnisse; Allerdings sind diese mit einen Maßnahmenplan bedeutsam. Identifizierung davon, was verbessert, erhöht und hinzufügt werden muss, ist wesentlich, um Ihre Prozesse auf die nächste Stufe zu bringen und das Beste aus Ihrem System zu machen. Stellen Sie Zeitrahmen für Prozesserhöhung auf und teilen Verantwortlichkeit dem Schlüsselpersonal zur Implementation Ihres Maßnahmenplans zu.

Maßnahmen ergreifen

Gewährleistung der Ausrichtung Ihrer Audit-Aktivität mit ihrem Zweck und Zielen kann durch Erstellung einer Checkliste der strategischen Tätigkeiten erreicht werden, unabhängig von Audit-Maßnahmen, die Sie einführen möchten.

Verschiedene Typen des ERP-Audits

Jeder Ansatz ist für Audit eines ERP-Systems geeignet. ERP-Software, Applikationen und einzigartige Bedürfnisse Ihres Unternehmens werden den Typ der von Ihnen durchgeführten Bewertungen, Prüfungen und Beurteilungen bestimmen. Verschiedene ERP-Audit-Taktiken wurden vor Kurzem entwickelt, weil viele Unternehmen versuchen, Kernstruktur ihres Systems zu bewerten. Hier ist eine Übersicht über einige der ausgeprägten ERP-Audittypen und ihre Anwendungen.

Prozess-Audit

Prüfung der Prozesse und Workflows durchwegs Ihrer Lieferkette, dieser Audit-Typ bewertet Ihre Leistungsfähigkeit, Notwendigkeit und Performance. Dies kann helfen, Engpässe und Projekt-Stockungen zu erkennen, was Ihnen ermöglicht, die entsprechenden Schritte zur Operationen-Optimierung zu ergreifen.

Compliance Audit

Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften ist der Fokus auf diesen Typ des ERP-Audits. Verfügbarkeit von Prozessen und Verfahren, die auf rechtliche Anforderungen ausrichten, ist wesentlich für Unternehmenskontinuität, insbesondere wenn die Vorschriften Ihre Branche beeinflussen.

System-Audit

System-Audit konzentriert sich auf technische Bedürfnisse der Software und ist gewöhnlich vom IT-Personal oder Drittanbieter durchgeführt. Das Ziel besteht darin, um zu bestätigen, dass Ihre ERP-Apps Hardware- und Netzwerkfähigkeit haben, um bestmöglich zu funktionieren.

Sicherheitsaudit

Bewertung der Sicherheit vom Unternehmensressourcenplanung-System (Enterprise Resource Planning, ERP) umfasst ein Sicherheitsaudit zur Identifizierung, welche Applikationen am verletzbarsten zu Cyber-Bedrohungen sind und welche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz gegen Datenverlust oder -Beschädigung vorhanden sind.

Verlustaudit

Durchführung eines Verlustaudits kann helfen, unnötige Komponenten innerhalb Ihres ERP-Systems zu lokalisieren. Von Überproduktion bis zu verlängerten Durchlaufzeiten können viele Variablen als ‚Verlust‘ berücksichtigt werden, und Verwaltung dieser kann zur gesteigerten Effizienz und reduzierten Kosten führen.

Hier sind fünf Schritte zur Berücksichtigung bei der Planung eines ERP-Audits.

Schritt: Identifizieren Sie Ihre Ziele

Ein Audit bewertet ein System, Prozess oder Organisation zur Bestimmung, ob diese wie geplant funktionieren. Um den Erfolg des Audit-Projektes sicherzustellen, ist es wesentlich, klare Ziele zu bestimmen, die auf allgemeine Unternehmensziele ausrichten. Hier sind einige Beispiele typischer ERP-Auditziele:

- Bewertung der Lieferkette für Überproduktionsschwächen

- Sicherheitsprüfung individueller ERP-Anwendungen auf Schwachpunkte

- Bestimmung davon, ob das aktuelle Netzwerk die ERP-Software unterstützen kann.

Schritt: Stellen Sie Ihr Audit-Team zusammen

Berücksichtigen Sie sorgfältig, wer in Ihrer Organisation am besten geeignet ist, um das Projekt zu prüfen, und Software betreffs kritischer Ziele zu überprüfen. Vergessen Sie nicht, eine vielfältige Auswahl der Fachrichtungen, ohne Beschränkung auf IT- und Ingenieurpersonal, sondern auch diejenigen anzuschließen, die das System regelmäßig verwenden und ein praktisches Verständnis davon liefern, wie dieses täglich funktioniert.

Schritt: Erstellen Sie einen einfachen Vorgang zur Problemkennzeichnung

Prüfer sollen Probleme für Überprüfung und Zustimmung kennzeichnen: Erstellung eines unkomplizierten, transparenten Systems zur Darstellung und Bewertung der Audit-Ergebnisse ist ein Must vor dem Projektbeginn. Je nach Auditumfang kann dies nur ein Google-Blatt sein, doch für vollständige Zusammenarbeit, Transparenz und effiziente Audit-Richtung empfehlen wir ein Kanban-Stil Prozess-Board.

Schritt: Genaue Problemerfassung

Als Sie eine Stelle für Registrierung der Systemprobleme erstellen, sollen sie Informationen zur Registrierung darstellen. Dies wird je nach Audit variieren, aber typisch soll das Log enthalten: Eine kurze Beschreibung des Problems, des potenziellen Risikos, wenn es nicht gelöst ist, den Prüfer, der das Problem gefunden hat, und Datum und Zeit, dieses identifiziert wurde.

Schritt: Priorisieren und nehmen Sie die Änderungen vor

Es ist wesentlich, die Probleme nach Schwere anzuordnen, als das Audit fertiggestellt ist, und grundlegende Aufgabenverbesserung dem entsprechenden Personal zu vergeben. Investition notwendiger Zeit und Ressourcen in die notwendigen Verbesserungen ist zur Gewährleistung der Audit-Tätigkeitseffektivität wesentlich.

ERP-Vorteile und -Vorzüge

Datensicherheit

Daten sind ein wertvolles Gut für Unternehmen, weil dies wichtig für vernünftige Entscheidungsfindung ist. ERP-Software kann helfen, diese Ressource zu schützen. Anstatt Daten über mehrere Systeme mit verschiedenen Sicherheitsstufen auszubreiten, speichern ERP-Systeme alle Informationen an einem Platz. Dies ersetzt den Bedarf für Dokumente und E-Mails auf Mitarbeitercomputern. Cloud ERP-Systeme erstellen Redundanzen und schützen gegen einziger Fehlerstellen durch Datenverteilung über mehrere Fernserver. Unternehmen sollen vertrauliche Kundeninformationen erledigen.

Ein ERP-System kann Datensicherheit durch Erteilung eines eingeschränkten Zugriffs auf Daten verbessern. Aufstellung einfacher Genehmigungen gewährleistet, dass das Personal nur entsprechende Information anschaut, was Betrugschancen oder andere unrechtmäßige Aktivitäten reduziert.

Standardisierte/zentralisierte Daten

Der ERP-Wert ist wesentlich, weil dies Zentralisierung der Daten von verschiedenen Abteilungen in eine bequeme Stelle ermöglicht. Ohne dies ist Information über mehrere Applikationen und Spreadsheets verteilt, was diese zum Zugriff kompliziert macht. Außerdem kann dies zu duplizierten Daten in verschiedenen Formaten führen, was die Situation noch komplizierter macht.

Ein ERP-System kann mit diesem durch Vereinigung aller notwendigen Daten helfen. Da dies alles in einem System ist, wird die Information im gleichen Format, was die Probleme bei Durchführung der Analytik und Berichte vermeiden lässt. Diese Standardisierung erlaubt umfassendere Einblicke, die in Entscheidungsfindung halfen kann, um Zeit und Kosteneinsparung für das Unternehmen zu maximieren.

Verbesserte Produktivität

Ein ERP-System kann eine wesentliche Produktivitätserhöhung auf vielfältige Weise liefern. Eine davon ist die Automatisierung der täglichen, wiederholten Pflichten, um den Mitarbeitern zu ermöglichen, mit wertschöpfenderen Projekten zu arbeiten. Zusätzlich können einfache Prozesse und schneller Zugriff auf notwendige Informationen ihnen helfen, die Aufgaben schneller zu erfüllen. Mit einem klaren Bild des ganzen Unternehmens wird keine Zeit darauf verbracht, um spezifische Daten und Prozessdetails anzufragen.

Mit einer ERP-Plattform kann bessere Produktivität ohne Erhöhung der Mitarbeiterzahl erreicht werden. Dies reduziert Mitarbeiterarbeitsbelastung, um ihnen zu ermöglichen, sich auf sinnvollere Aufgaben und Projekte zu konzentrieren, die ihre Fähigkeiten und Fachwissen anwenden.

Sichtbarkeit

ERP liefert einen breiten, grundlegenden Sichtbarkeitsvorteil allen Business-Stakeholdern, was schnellere und sachkundigere Entscheidungen ermöglicht. Beispielsweise kann der Einblick in den Status eingehender Aufträge dem Einkaufsteam helfen, den übermäßigen oder unzureichenden Bestand zu vermeiden. Diese Sichtbarkeit in verschiedene Aspekte des Unternehmens ist eine mächtige Sache.

Der Einblick in den Status von den von anderen Teams verwalteten Prozessen und Daten ermöglicht allen einzelnen Beitragszahlern, ihre Arbeit effektiver zu machen. Dies spart auch Zeit und Energie, die sonst für die Suche nach diesen Informationen aufgewendet werden müssten.

Echtzeitberichtserstattung

Anpassbare Berichterstattung ist einer der wesentlichen Vorteile der Verwendung eines ERP-Systems. Mit einem ERP-System ist die Möglichkeit, Berichte über verschiedene Funktionen wie Finanzen, Inventur, Aufträge, Beschaffung, Verkäufe und Marketing, HR und irgendwelche zusätzliche Bereiche zu generieren, grenzenlos. Es ist möglich, die für ein Unternehmen wichtigsten KPIs zu messen, und ERP-Lösung kann sie berechnen. Außerdem ist es mithilfe eines ERP-System möglich, Performance verschiedener Businesskomponenten zu verfolgen und Performance der Abteilungen zu messen, um zu erkennen, was das Unternehmen vorantreibt und was seine Förderung begrenzt.

Ihr Bericht soll die neusten Daten darstellen, weshalb Echtzeit wertvoll ist. Wenn es zwei Wochen dauert, um Umsatzzahlen aus dem Vorquartal zu erhalten, was nicht hilfreich ist, weil Daten aktualisiert werden muss und irrelevant werden kann. Allerdings, wenn Umsatzsummen in Echtzeit aktualisieren, können Sie dies zur Bestimmung der Aktivitäten verwenden. Es ist wesentlich im heutigen, schnelllebigen und äußerst wettbewerbsorientierten Klima.

Skalierbarkeit

Die Funktionalität der führenden ERP-Systeme gibt den Unternehmen die Option, damit zu beginnen, was sie jetzt brauchen, und weitere Funktionen hinzuzufügen, wenn ihr Unternehmen wächst und sich entwickelt. Diese Skalierbarkeit ermöglicht neue Benutzer im Zuge der Teamvergrößerung ohne Ersetzung des vorhandenen Systems beizufügen, auch wenn das Unternehmen wesentliche Änderungen durchlauft.

Ein Cloud-basiertes ERP-System kann Ihrem Unternehmen die von ihm für das schnelle Wachstum notwendige Skalierbarkeit anbieten. Mit Cloud-basierten Systemen, die auf Fernservern laufen, ist Empfang und Hinzufügen der Ressourcen viel einfacher zur Sicherstellung effektiver App-Funktionalität. Dies reduziert Belastung auf IT und entfernt Bedarf an einem spezialisierten technischen Team.

Präzise Vorhersage

Vorhersage hilft den Unternehmen, zukünftige Nachfrage, Umsatz, Aufwendungen und andere Zahlen durch Analyse vorheriger Daten und anderer Eingaben vorherzusagen. Wenn ein ERP-System vorhanden ist, können Vorhersagen präziser werden, weil es einfacher ist, auf präzise und umfassende Informationen zuzugreifen, weil alle Daten überall gefunden werden können.

Präzise Vorhersagen ermöglichen den Unternehmen, sich dafür zu vorbereiten, was entstehen kann. Wenn Umsatzerhöhung um 30 % steigen wird, wäre es vorteilhaft, mit Bestand einzudecken oder, wenn es ein Dienstleistungsunternehmen ist, das Personal einzustellen, das notwendige Fähigkeiten bei Nachfrageerhöhung hat. Zusätzlich ist die Suche nach Methoden zur Reduzierung der Aufwendungen klug, wenn die Kosten sich voraussichtlich mehr als Umsätze erhöhen werden. Schließlich können die besseren Vorhersagen den Organisationen helfen, mehr Geld durch Verfügbarkeit aller vorhandenen Ressourcen zu verdienen, und Kosten zugunsten vom Fehlen der Gemeinkosten in falschen Bereichen zu reduzieren.

Kosteneinsparung

Für Unternehmensinhaber und Führer ist das Potenzial zur drastischen Kostensenkung einer der überzeugendsten Gründe, in ein ERP-System zu investieren. Automatisierung kann reduzieren oder gerade viele manuellen Arbeitskosten wie Dateneingabe oder Prozesse entfernen, die lange Papierwege enthalten.

Diese Software bietet zahlreiche Einblicke, die zu Kosteneinsparungen führen können. Diese Möglichkeit, die Unternehmenstätigkeit in einem Ort zu überwachen, identifiziert schnell die kostspieligen Operationen und erleichtert die Verringerung. Darüber hinaus können die vom ERP-System aktivierten Planungsverbesserungen helfen, die Eilbestellungen, Überproduktion und Überbestellung zu vermeiden, alle davon zu erhöhten Aufwendungen führen können. Ein ERP-System kann die Kosten auf vielfältige Weise reduzieren, was dieses zu einer wertvollen Investition mit schneller Rendite macht.