TMS. Mobile Anwendungen für LKW-Fahrer

Die Aufgabe

Das Projekt adressiert die folgenden zentralen Anforderungen des Kunden:

• Die bestehenden Unternehmensprozesse basierten auf einer manuellen Kommunikation zwischen Disponenten, dem Tracking-Team und den Fahrern über Messenger und Telefon. Ziel war eine mobile Anwendung mit TMS-Integration, die einen zuverlässigen internen Kommunikationskanal zu den Fahrern schafft.
• Ein weiteres Ziel war die Möglichkeit, die LKW der Fahrer während der Auslieferung in Echtzeit zu verfolgen. Dadurch sollte das Unternehmen den Standort der Fahrzeuge auf der Route überwachen können, ohne die Fahrer während der Fahrt abzulenken.
• Noch eine wichtige geschäftliche Aufgabe bestand darin, intuitive und einfach zu bedienende iOS- und Android-Apps zu entwickeln. Einige Fahrer haben nur wenig Erfahrung mit digitalen Anwendungen. Daher musste der Workflow der mobilen Anwendung so gestaltet werden, dass möglichst wenig Interaktion seitens der Fahrer erforderlich ist.

Lösung

Das Chudovo-Team hat eine fahrerorientierte mobile Anwendung entwickelt, die in das Backend des Transportmanagementsystems integriert ist.

GPS-Ortung im Hintergrund

Die zentrale technische Funktion der mobilen Anwendung ist die Standorterfassung im Hintergrund. Wenn der Fahrer verfügbar ist, wird sein Standort ohne Verzögerung in der Datenbank erfasst. Das Backend verarbeitet diese Daten, um den Standort des Fahrers anzuzeigen, die voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) zu berechnen und Abweichungen im TMS-Admin-Portal für das operative Team zu überwachen.

Wenn die mobile Anwendung vorübergehend keinen Internetzugang hat, werden die Standortdaten synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Fahrer können ihre Verfügbarkeit selbst steuern und die Ortung im Hintergrund aktivieren oder deaktivieren.

Transportaufträge

Fahrer haben Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Transportaufträge und sehen alle für die Lieferung relevanten Informationen. Die mobile Anwendung unterstützt sowohl Standardaufträge mit einem Fahrer als auch komplexe Transportszenarien mit mehreren Sendungen, mehreren Abhol- und Lieferstopps, Umladestellen und Fahrerwechsel.

Für jeden Auftrag können Fahrer den Status, die PRO-Nummer, Abhol-, Liefer- und Umladestellen, Adressen, Datum und Uhrzeit sowie Frachtinformationen und Anweisungen einsehen. Außerdem können sie BOL- und POD-Dokumente hochladen, Schäden melden, Fotos der Fracht hinzufügen und weitere Informationen übermitteln.

Die Anwendung enthält außerdem den Auftragsverlauf und bereits abgeschlossene Transportschritte. Die Anwendung ermöglicht außerdem den Wechsel des Fahrers an Umladestellen.

Stopps und Routenverwaltung

Fahrer können über die Anwendung transportbezogene Ereignisse wie die Ankunft an einer Abhol-, Liefer- oder Umladestelle sowie die Übernahme der Fracht melden. Diese Aktionen werden mit dem Backend synchronisiert und in der Webanwendung angezeigt.

Wenn ein Fahrer seine Ankunft meldet, obwohl er sich weit vom vorgesehenen Stopp entfernt befindet, wird eine entsprechende Benachrichtigung im Admin-Portal angezeigt. GPS-Daten und die Aktionen des Fahrers ermöglichen es dem System, zwischen dem bloßen Aufenthalt in der Nähe eines Standorts und dem tatsächlichen Abschluss eines operativen Transportschritts zu unterscheiden.

Fahrerwechsel und Frachtübergabe

Auch bei Transporten mit mehreren Fahrern bildet die Anwendung den gesamten Ablauf digital ab, darunter geplante Fahrerwechsel, Umladungen und kurzfristige Fahrerwechsel, beispielsweise aufgrund einer Fahrzeugpanne.

Jeder Fahrer sieht in der mobilen Anwendung ausschließlich die für seinen Teil des Auftrags relevanten Informationen. Darüber hinaus werden Fahrerwechsel entlang der Route erfasst und die Standorte der beteiligten Fahrer nachverfolgt.

Meldung von Frachtschäden

Fahrer können Frachtschäden direkt über die Anwendung melden und entsprechende Fotos als Nachweis anhängen. Sobald die Bilder hochgeladen wurden, stehen die Informationen dem operativen TMS-Team zur Verfügung. So kann das Unternehmen die Nachweise beim jeweiligen Transportauftrag hinterlegen.

Konten für Fahrer, Fahrer von Fahrzeughaltern und selbstständige Transportunternehmer

Es sind drei Benutzergruppen vorgesehen:

• Fahrer
• selbstständige Transportunternehmer
• Fahrer von Fahrzeughaltern

Fahrer haben Zugriff auf ihr Profil, Dokumente, Transportaufträge, Nachrichten und ihre Verfügbarkeit. Selbstständige Transportunternehmer verfügen über dieselben Funktionen und können zusätzlich Fahrzeuge und eigene Fahrer hinzufügen und deren Dokumente verwalten. Außerdem können sie Preisinformationen sowie die Transportaufträge aller ihnen zugeordneten Fahrer einsehen.

Dokumente

Mobile Nutzer können Dokumente zur Überprüfung hochladen. Dazu gehören Führerschein, W-9-Formular, Reisepass, medizinische Bescheinigung, Vertrag, EIN/SSN, Notfallkontakt und weitere erforderliche fahrerbezogene Dokumente.

Des Weiteren können Nutzer den Status ihrer hochgeladenen Dokumente prüfen, beispielsweise ausstehend, genehmigt, abgelehnt, läuft bald ab oder erneutes Hochladen erforderlich.

Nachrichten

Die mobile Anwendung ermöglicht die Kommunikation zwischen Fahrern und Disponenten bzw. dem Tracking-Team. Jeder Chat ist einem bestimmten Transportauftrag zugeordnet.

Fahrer können Textnachrichten senden und Bilder oder Dateien anhängen, die sich auf den jeweiligen Auftrag beziehen. Das operative Team kann die Nachrichten der Fahrer zentral im Admin-Portal einsehen. Autorisierte Teammitglieder haben Zugang zum Chatverlauf und können die weitere Kommunikation übernehmen.

Die Kommunikation lässt ebenfalls Transporte mit mehreren Fahrern koordinieren. Für jeden Transportauftrag steht ein separater Chat mit dem jeweiligen Fahrer zur Verfügung.

Push-Benachrichtigungen

Die mobile Anwendung informiert Fahrer per Push-Benachrichtigung über wichtige Ereignisse im Transportablauf. Dazu gehören Updates zu Transportaufträgen, Nachrichten des operativen Teams, Erinnerungen zur Verfügbarkeit, dokumentenbezogene Ereignisse wie abgelehnte Dokumente sowie weitere transportbezogene Aktualisierungen.

Integration mit dem TMS

Die mobile Anwendung ist über ein zentrales Backend mit dem webbasierten TMS-Admin-Portal verbunden. Aktionen der Fahrer und Transportdaten werden mit dem Admin-Portal synchronisiert. Dadurch behält das operative Team den aktuellen Status des Transports im Blick, ohne die Fahrer laufend kontaktieren zu müssen.

Die Integration umfasst die Fahrer-Verfügbarkeit, GPS-Standortdaten, Aktualisierungen zu Transportaufträgen und Stopps, Transportdokumente, Frachtinformationen und die Kommunikation. Die von der mobilen Anwendung übermittelten Standortdaten werden außerdem von Backend-Prozessen zur Berechnung der ETA, zur Routenüberwachung und zur Erkennung von Abweichungen verwendet.

Einfluss auf das Business

Chudovo hat eine mobile Anwendung für iOS- und Android-Geräte entwickelt. Dadurch konnte der Kunde:

• die manuelle Kommunikation und die Anzahl der Telefonanrufe bei den Fahrern reduzieren, da die meisten Prozesse nun automatisch über die mobile Anwendung abgewickelt werden
• den Standort der Fahrer sehr schnell verfolgen und die ETA berechnen
• Transportprozesse digitalisieren
• den Fahrern eine einheitliche Benutzeroberfläche zum Hochladen von Dokumenten und Abrufen von Auftragsinformationen bereitstellen
• Fahrer und Fahrzeuge durch selbstständige Transportunternehmer verwalten