Transportation-Management-System: Admin-Portal

Die Aufgabe

Sämtliche Transportprozesse wurden manuell abgewickelt und koordiniert. Mit der steigenden Anzahl an Aufträgen hat dieser Ansatz viel mehr Zeit und Aufwand vom operativen Team erfordert. Daher hat sich der Kunde für ein zentrales Transportation-Management-System entschieden, um die bestehenden Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. 

Die Lösung wurde auf die Erstellung und Verwaltung von Ladungen, die Routenplanung, die ETA-Berechnung, die Fahrerüberwachung sowie die Verwaltung von Benutzern, Dokumenten und Fahrzeugflotten ausgerichtet. Außerdem waren Funktionen für die Kommunikation mit Fahrern und die Abrechnung erforderlich.

Lösung

Chudovo hat ein webbasiertes TMS mit rollenbasiertem Zugriff und den folgenden Funktionen entwickelt.

Verwaltung von Ladungen und Sendungen

Das Websystem zentralisiert die Verwaltung von Ladungen und bildet den gesamten Transportprozess ab. Jede Ladung kann aus mehreren Sendungen bestehen. Für jede Sendung lassen sich eine PRO-Nummer, der Broker, die Anzahl der Frachtstücke, das Gewicht, mehrere Abhol- und Lieferadressen, Termine und Zeitfenster, Dokumente wie Rate Confirmation, BOL und POD sowie Notizen und fahrerbezogene Informationen hinterlegen.

Die Anwendung unterstützt bis zu 10 Sendungen und 20 Stopps pro Ladung. Dadurch lassen sich auch komplexe Transportaufträge zentral verwalten.

Routenplanung und Kartenvisualisierung

Das TMS erstellt Routen aufgrund von Abhol-, Liefer- und Reload-Punkten und visualisiert diese auf einer Karte. Das operative Team kann die gesamte Fahrt einsehen, den aktuellen Standort des Fahrers auf der Karte verfolgen und relevante Informationen zu den einzelnen Stopps abrufen. Das Routing ermöglicht auch komplexe Szenarien mit mehreren Stopps. Disponenten können die Reihenfolge der Stopps zudem manuell festlegen.

Echtzeitberechnung der voraussichtlichen Ankunftszeit

Eine der zentralen Funktionen der TMS-Plattform ist die Berechnung und das Monitoring der voraussichtlichen Ankunftszeit (ETA). Das Websystem empfängt Standortdaten aus der mobilen Anwendung des Fahrers und nutzt die aktuelle Fahrerposition, die geplante Route, den nächsten Stopp und die hinterlegten Termininformationen zur Berechnung der voraussichtlichen Ankunftszeit.  Die ETA wird auf den Übersichten angezeigt und ermöglicht es dem Tracking-Team, den Fortschritt der Ladung zu überwachen, Verzögerungen und potenzielle Problemstellen frühzeitig zu erkennen.

GPS-Tracking und Erkennung von Routenabweichungen

Das Transportation-Management-System empfängt regelmäßig Standortdaten aus der mobilen Anwendung des Fahrers und visualisiert dessen aktuelle Position in Echtzeit auf der Karte.

Die Standortdaten werden außerdem zur Überwachung des Routenfortschritts, zur ETA-Berechnung, zur Erkennung von Routenabweichungen und zur Ermittlung der Ankunft verwendet. Weicht der Fahrer von der geplanten Route ab, erkennt das System die Abweichung sofort und sendet eine Benachrichtigung an das operative Team und den Fahrer.

Fahrerwechsel und Reload-Management

Das TMS unterstützt Ladungen, die von mehreren Fahrern transportiert werden. Dabei kann es sich sowohl um einen geplanten Fahrerwechsel innerhalb der Route als auch um einen kurzfristig erforderlichen Wechsel aufgrund technischer Probleme wie eines Fahrzeugausfalls handeln.

Das System führt einen Verlauf der Fahrerwechsel, stellt deren Abfolge übersichtlich dar und erfasst Informationen zu jedem Fahrer, der aktuell an der Route beteiligt ist.

Überwachung des Frachtzustands

Das Websystem ermöglicht die Überwachung des Frachtzustands während des gesamten Transportprozesses. Fahrer können Fotos der Fracht hochladen und festgestellte Schäden melden.

Bei Ladungen mit einem Fahrer dokumentiert das System den Zustand der Fracht bei der Abholung und bei der Lieferung. Bei Ladungen mit mehreren Fahrern wird der Zustand bei jedem einzelnen Übergabepunkt erfasst.

Fahrer- und Flottenverwaltung

Das Transportation-Management-System bietet eine zentrale Verwaltung von Fahrern und Fahrzeugen. Das operative Team kann Fahrer, selbstständige Transportunternehmer und angestellte Fahrer verwalten sowie deren Verfügbarkeit und Bewertungen einsehen.

Das System unterstützt außerdem die Verwaltung von Fahrerqualifikationsnachweisen. Dokumente können hochgeladen und geprüft werden, während ihre Ablaufdaten und Statusinformationen einsehbar sind. Darüber hinaus kann das operative Team die Fahrzeugflotte verwalten und die zugehörigen Fahrzeugdaten pflegen.

Brokerverwaltung und Live-Tracking

Das Transportation-Management-System umfasst außerdem eine Brokerverwaltung, über die der Zugriff auf aktuelle Sendungsinformationen per E-Mail konfiguriert werden kann.

Das Team kann für jede Sendung einen Live-Tracking-Link konfigurieren und diesen mit dem jeweiligen Broker teilen.

Ladungsbezogene Kommunikation

Das TMS verfügt über ein Kommunikationssystem, das direkt mit der jeweiligen Ladung verknüpft ist. Die Kommunikation mit dem Fahrer wird einer bestimmten Ladung zugeordnet.

Das Websystem ermöglicht den Austausch von Nachrichten in Echtzeit, Anhänge, Benachrichtigungen, einen gemeinsamen Gelesen-/Ungelesen-Status sowie einen Kommunikationsverlauf. Teammitglieder haben einen gemeinsamen Zugriff auf die Nachrichten und tragen die Verantwortung für die Kommunikation.

Rollen und Berechtigungen

Das System verwendet eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, um Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte der einzelnen Benutzer festzulegen. Folgende Benutzerrollen sind im System vorgesehen: 

• Administrator
• Disponent
• Tracking
• Buchhaltung
• Fahrer
• Selbstständiger Transportunternehmer
• Angestellter Fahrer

Ladungsverlauf und Audit-Trail

Die Plattform bietet einen detaillierten Verlauf und einen Audit-Trail. Jede Aktion wird im Verlauf der jeweiligen Ladung gespeichert.

Dazu gehören auch die Änderungen des Ladungsstatus, Fahrer- und Fahrzeugwechsel, Routenänderungen, Preisänderungen, operative Ausnahmen, die Übergabe der Kommunikationsverantwortung sowie weitere Änderungen im Zusammenhang mit der Ladung.

Der Audit-Trail enthält Informationen über die Art der Aktion, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat.

Abrechnungsprozesse

Das Abrechnungsmodul umfasst finanzielle Informationen und ladungsbezogene Abrechnungsvorgänge. Sobald eine Ladung abgeschlossen ist, wird sie zur weiteren finanziellen Bearbeitung an die Buchhaltung übergeben.

Systemarchitektur und Entwicklungsansatz

Das TMS wurde als Web- und Mobile-Ökosystem mit einem zentralen Backend konzipiert. Die Web- und mobilen Anwendungen tauschen operative Daten über das Backend aus, um Ladungsstatus, Fahrerstandorte, Routen, ETA, Dokumente, Nachrichten und weitere Transportereignisse synchron zu halten.

Das Backend ist für den Echtzeitdatenaustausch, die Verarbeitung von Standortaktualisierungen, Hintergrundprozesse, routenbezogene Berechnungen, Benachrichtigungen, die Dokumentenspeicherung sowie die rollenbasierte Zugriffskontrolle ausgelegt. 

Für operative und geografische Daten kommt PostgreSQL mit PostGIS zum Einsatz. Redis und BullMQ ermöglichen die Verarbeitung von Hintergrundprozessen, während Socket.io die Echtzeitkommunikation bietet. Die Lösung wird auf einer AWS-Infrastruktur betrieben.

Während des gesamten Projekts wurde ein KI-gestützter Entwicklungsansatz eingesetzt, um die Softwareentwicklung, Codeanalyse und Tests zu unterstützen und die Implementierung neuer Funktionen zu beschleunigen.

Einfluss auf das Business

Das Chudovo-Team hat ein komplexes Websystem für die Verwaltung von Expressfrachtprozessen entwickelt. Die Integration der Lösung in die Geschäftsprozesse des Kunden ermöglicht:

• Digitalisierung der Prozesse und Reduzierung des manuellen Aufwands
• Steigerung der operativen Kapazitäten und die Abwicklung einer höheren Anzahl von Transportaufträgen
• Automatische Aktualisierung der Broker
• Fahrer-Tracking in Echtzeit und Berechnung der voraussichtlichen Ankunftszeit
• Verwaltung der finanziellen Prozesse
• Strukturierte Speicherung und Verwaltung von Dokumenten